挑选复印机时最常见的误区是只看价格不看负荷。设备的月负荷量是设计寿命的核心指标，一台标称月负荷2万张的机器，如果被用到月印5万张，即使是全新机也会在一年内出现频繁故障。
对于10人以下的小微企业和工作室，月印量通常在2000张以内，选择A4黑白一体机即可，单台价格3000-6000元，集成打印复印扫描，占地小、耗电低。这类用户不需要追求高速，输出稳定和耗材便宜才是关键。
对于20-80人的中型企业，月印量在5000-15000张，建议上A3黑白数码复合机，速度20-30页/分钟，标配自动双面和输稿器，价格区间8000-15000元。如果有彩色输出需求，再加50%左右预算选择彩色复合机。
对于100人以上的大型企业、机关单位或图文店，月印量超过2万张，需要选择35页/分钟以上的中高速机型，强调耐用性和连续输出能力。采购前建议先统计近三个月的实际印量，再乘以1.2倍作为目标机型的月负荷下限，不要为未来不确定的增长过度配置，那只会白白增加折旧成本。